Как проводится инкассация денежных средств. Инкассация денежных средств - порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила

25.01.2024 Эксплуатация

Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.

Что такое инкассация

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.

Цели и задачи

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:

  • перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
  • доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
  • транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
  • пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
  • организовывать перевозку документации и ценных вещей.

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

  1. напрямую в кассы банка;
  2. посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
  3. через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
  4. при помощи федеральной почтовой связи;
  5. напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой

Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

  • Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
  • В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
  • Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

  • транспортировка денег до банковского отделения;
  • перевозка наличных средств на предприятие;
  • доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
  • сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

  • для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
  • для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

  • пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
  • составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
  • вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка наличности к отправке

Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги

(для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы.

Сдача денежных средств инкассаторам

Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор).

Транспортировка наличности в банк и приемосдача

Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке.

Подготовка явочных карточек в банке

Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:

  • номера сумок, закрепленных за клиентом;
  • название и адрес организации;
  • график работы;
  • время заезда.

Получение службой инкассации сумок и необходимых документов

Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:

  • доверенность по установленной форме;
  • штамп;
  • ключи;
  • явочную карточку 0402303.

Обязанности кассира при сдаче наличных

Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:

  • препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
  • реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
  • накладная к сумке 0402300;
  • квитанция к сумке 0402300.

Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:

  • проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
  • заполняет явочную карточку;
  • предъявляет образец пломбы;
  • передает сумку с наличностью и необходимые документы.

Порядок действий инкассатора

При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:

  • предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
  • проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
  • сверяет соответствие сумм во всех документах;
  • расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.

Ошибки при заполнении явочной карточки

При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.

Нарушение процедуры

Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:

  • физические повреждения пломб или сумки;
  • ошибки в сопроводительной ведомости.

Дефекты пломбы или сумок

Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.

Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром

Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.

Оприходование денежных средств в банке

После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.

Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета

Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:

Сколько стоит инкассация денег

Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:

  • сумма перевозимой наличности;
  • протяженность следования;
  • частота заездов к клиенту;
  • время суток.

При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:

Название

Цена с зависимости от суммы перевезенных денег, %

Фиксированная цена в месяц, рублей

Цена в зависимости от количества посещений, рублей за заезд

Плюс-банк

Московский кредитный банк

Сбербанк

ЧОП Золотая подкова

ЧОП Центр-Альфа

ЧОП Легион

Видео

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
— непосредственно в кассы банков;
— с помощью услуг инкассаторской службы банков;
— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;
— через организацию федеральной почтовой связи;
— в автоматические сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.

Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

К договору прилагаются:
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;
— заявка на проведение инкассации;
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
— порожние сумки;
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
— штамп;
— ключи;
— явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
— документы, удостоверяющие личность;
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
— явочную карточку;
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
— дата;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки;
— причина вскрытия упаковки;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
2. осле вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет

Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Таблица 1

Учет сдачи наличности в банк через инкассатора

В настоящее время достаточно много тарифов на пакетные продукты по расчетно-кассовому обслуживанию для юридических лиц. Стоимость услуг по приему, пересчету наличных денег зависит от состава пакета. Обычно в пакет включен определенный лимит сданной наличности. За потребление услуги сверх лимита установлено вознаграждение, которое составляет определенный процент от сданной суммы. Расчеты со специализированной инкассаторской службой производятся за месяц и состоят из двух частей:
— постоянная — в зависимости от установленного графика обслуживания каждого подразделения;
— переменная — сумма вознаграждений в проценте от каждой инкассированной суммы.

Пример 2
Предположим, что тариф за одну инкассацию составляет 400 руб., но не менее 5 тыс. руб. в месяц плюс 0,03% от суммы инкассированной наличности. Инкассация проводится один раз в неделю по трем адресам. Инкассируемая сумма является постоянной и равна 600 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 2.

Используя данные примера, определим стоимость услуг:

(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.

Таблица 2

Учет оплаты услуг специализированной инкассаторской службы

Пример 3
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 650 тыс. руб. выявлена недостача в размере 10 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.

Таблица 3

Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке

Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на прочие расходы (счет 91.2 «Прочие расходы»), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо несет ответственность в размере среднего месячного заработка — по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше — по добровольному согласию или по решению суда.

Кассир организации является материально ответственным лицом и несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей и причиненный ущерб. Согласно действующему законодательству при установлении факта хищения и недостачи в кассе проводится ревизия.

Пример 4
Используя данные примера 3, предположим, что недостача отнесена на виновное лицо и удержана из заработной платы.

Таблица 4

Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо

Пример 5
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 430 тыс. руб. выявлены излишки, которые зачислены на расчетный счет в сумме 1 тыс. руб. Операции в учете будут отражены проводками.

Таблица 5

Учет излишка, зачисленного на расчетный счет

Ответственность организаций и должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена ст. 15.1 КоАП. Вне зависимости от того, по прямому умыслу нарушен этот порядок или по неосторожности, административный штраф должностных лиц составляет от 4 до 5 тыс. руб., организации — от 40 до 50 тыс. руб.

В соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках одной из банковских операций является инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов. Однако в самом Законе понятие "инкассация" не раскрыто. Легальное определение инкассации применительно к наличным денежным средствам содержится в п. 1.5 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях па территории Российской Федерации, утвержденном ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П, согласно которому под инкассацией наличных денег понимается их сбор у клиентов (в том числе сданных клиентами через автоматические сейфы) и доставка в кредитную организацию либо ее внутреннее структурное подразделение (далее – ВСП) с последующим зачислением (перечислением) на банковские счета, счета по вкладам (депозитам) клиентов, открытые в этой или иной кредитной организации.

В том же пункте Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П раскрывается термин "перевозка наличных денег" как транспортировка кредитной организацией принятых ею в другой кредитной организации, ВСП либо учреждении Банка России наличных денег и сдача их в кредитную организацию, ВСП, учреждение Банка России или передача клиенту, а также изъятых из программно-технических средств и подлежащих вложению в программно-технические средства наличных денег.

В связи со значительной схожестью в субъектном составе операций инкассации денег и их перевозки на практике возник вопрос о разграничении субъектов, имеющих право осуществлять инкассацию денег, и субъектов, имеющих право осуществлять перевозку денег. Как разъяснено в письме ЦБ РФ от 13.01.2009 № 29-1-2-5/44, инкассацию наличных денег могут осуществлять кредитные организации, ВСП, а также организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено. Перевозку наличных денег могут осуществлять кредитные организации, ВСП, организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено, а также организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Как видно из п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках, под инкассацией как банковской операцией понимаются соответствующие действия не только с наличными денежными средствами, но также и с векселями, платежными и расчетными документами. Следовательно, банковской операцией не является инкассация других ценностей. При этом инкассация других ценностей не указана в перечне сделок, разрешенных банкам, в ч. 3 ст. 5 Закона о банках.

Здесь усматривается как минимум две проблемы. Проблема первая заключается в том, можно ли инкассацию иных ценностей считать производственной деятельностью, заниматься которой банкам запрещено в силу ч. 6 ст. 5 Закона о банках? По мнению Ассоциации российских банков, для ответа на возникший вопрос необходимо произвести разграничение инкассации как деятельности по осуществлению перевозки ценностей, от обычной деятельности по перевозке грузов, регулируемой гл. 40 ГК. Перевозку грузов можно квалифицировать как разновидность производственной деятельности, осуществление которой запрещено банкам .

Вторая проблема связана с отмеченным выше отсутствием легального общего определения инкассации как банковской операции. По мнению Ассоциации российских банков, возможна узкая и широкая концепция инкассации.

При узком подходе под инкассацией следует понимать перевозку только тех материальных ценностей, которые перечислены в п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках. При узком подходе к определению инкассации напрашивается вывод о том, что деятельность по перевозке иных материальных ценностей клиентов запрещена для кредитных организаций.

При широком подходе под инкассацией следует понимать перевозку любых ценностей (ювелирных, фондовых, иных), которая сопряжена не только с перемещением указанных ценностей в пункт назначения (договор перевозки грузов), но и с деятельностью по их охране (договор охраны), а именно:

  • – перевозка спецтранспортом (бронированный автомобиль, снабженный специальной маркировкой, проблесковым маячком и т.п.);
  • – погрузка, разгрузка и сопровождение ценностей специально подготовленными, вооруженными охранниками.

Последний подход Ассоциации российских банков представляется более обоснованным. Однако для его применения необходимо определить круг тех ценностей, которые могут быть предметом банковской инкассации. Представляется возможным определить эти ценности через круг объектов банковской деятельности – деньги, ценные бумаги и драгоценные металлы.

В указанной ситуации перевозка банками денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов будет квалифицироваться как банковская операция, а договор на перевозку спецтранспортом банка иных ценных бумаг (например, акций, облигаций, коносаментов и т.п.) или драгоценных металлов – как иная сделка, не запрещенная для кредитных организаций. Перевозку других видов материальных ценностей (бетона, леса и т.п.) следует считать разновидностью производственной деятельности, которой банки не могут заниматься в силу императивной нормы ч. 6 ст. 5 Закона о банках .

Правила инкассации и перевозки наличных денег установлены разд. III Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-Π. Основные правила состоят в следующем.

Перевозка и инкассация наличных денег осуществляются инкассаторскими работниками. Перевозка наличных денег может осуществляться одним или несколькими кассовыми работниками в сопровождении лиц, обеспечивающих безопасность указанных работников и сохранность перевозимых наличных денег.

При перевозке и инкассации кредитная организация может использовать специальные устройства для упаковки наличных денег, в случае несанкционированного вскрытия которых происходит окрашивание банкнот специальной краской, обладающей устойчивостью к воздействию растворителей, химических реактивов и другими отличительными характеристиками.

Для получения наличных денег инкассаторские работники предъявляют в кредитной организации, ВСП, клиенту документы, удостоверяющие личность, и доверенности на перевозку и (или) инкассацию наличных денег.

На наличные деньги, предназначенные для перевозки, в кредитной организации или ВСП, отправляющих наличные деньги, заведующим кассой либо кассовым работником ВСП в произвольной форме составляется опись на перевозимые наличные деньги в трех экземплярах. Первый и третий экземпляры описи передаются инкассаторским работникам. Второй экземпляр описи с подписью инкассаторского либо кассового работника в получении наличных денег остается в кредитной организации или ВСП, отправивших наличные деньги.

Выдача инкассаторским либо кассовому работникам наличных денег для перевозки осуществляется по расходным кассовым ордерам по форме 0402009, прием доставленных указанными работниками наличных денег – по приходным кассовым ордерам по форме 0402008.

Инкассаторские или кассовый работники принимают пачки банкнот для их перевозки по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, мешки с монетой – по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой. Отдельные корешки, банкноты и монеты Банка России принимаются полистным, поштучным пересчетом.

Принятые наличные деньги упаковываются в сумку под контролем заведующего кассой, кассового работника ВСП.

Наличные деньги, предназначенные для перевозки, могут выдаваться инкассаторским или кассовому работникам упакованными в сумки, опломбированные заведующим кассой либо кассовым работником ВСП.

В кредитной организации или ВСП, получающих наличные деньги, прием наличных денег, сумок с наличными деньгами осуществляется заведующим кассой либо кассовым работником ВСП в аналогичном порядке.

По окончании приема от инкассаторских работников сумок с наличными деньгами заведующий кассой или кассовый работник ВСП и один из инкассаторских работников подписывают первый и третий экземпляры описи на перевозимые наличные деньги. При приеме сумок с наличными деньгами от кассового работника указанный работник и заведующий кассой либо кассовый работник ВСП проставляют подписи на первом экземпляре описи на перевозимые наличные деньги. Первый экземпляр описи направляется в кассовые документы кредитной организации или ВСП, получивших наличные деньги, третий экземпляр описи передается инкассаторским работникам.

Наличные деньги, перевозимые из кредитной организации или ВСП, могут сдаваться ими в кредитную организацию либо ВСП через автоматический сейф, для чего они упаковываются в сумку. На сумке проставляются данные, позволяющие идентифицировать принадлежность сумки кредитной организации или ВСП.

Для инкассации наличных денег на каждую организацию в кредитной организации ежемесячно оформляются явочные карточки по форме 0402303. Руководитель инкассации составляет маршруты инкассации наличных денег и графики (время и периодичность) заездов инкассаторских работников в организации.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке по форме 0402300 и квитанцию к сумке по форме 0402300.

При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке и квитанции. Также инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки и возвращает квитанцию к сумке кассовому работнику организации.

По окончании маршрута инкассации инкассаторские работники сдают сумки с наличными деньгами в кредитную организацию или ВСП. Прием сумок с наличными деньгами от инкассаторских работников осуществляется в порядке, предусмотренном в п. 4.3–4.7 Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 №318-П.

Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в аналогичном порядке.

На практике банки, руководствуясь вышеизложенными правилами, оказывают клиентам следующие услуги:

а) инкассация денежной наличности, в том числе с использованием автоматических сейфов. При инкассации с использованием автоматических сейфов клиент упаковывает инкассируемую наличность в специальные сумки таким образом, чтобы предотвратить вскрытие сумки, и самостоятельно помещает их в автоматический сейф, расположенный в ВСП кредитной организации. Уполномоченные работники кредитной организации производят пересчет поступившей наличности без непосредственного участия представителя клиента с зачислением полученной суммы на банковский счет клиента не позднее следующего рабочего дня после вложения клиентом сумки в автоматический сейф.

На каждую сумку клиент выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый и второй экземпляр препроводительной ведомости вкладываются в сумку, третий экземпляр остается у клиента.

При вложении сумки в автоматический сейф клиент идентифицирует себя путем считывания штрих-кода, нанесенного на сумку, и ввода ПИН-кода или с помощью магнитной карты. После вложения сумки клиент получает распечатку с принтера автоматического сейфа, подтверждающую факт вложения сумки.

На обнаруженные при пересчете излишки/недостачи денежной наличности, а также неплатежные и сомнительные денежные знаки уполномоченными работниками кредитной организации составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке. По требованию клиента акт и вскрытая сумка предъявляются ему на обозрение.

В случае выявления излишка/недостачи денежная наличность подвергается повторному пересчету в полном объеме, вложенном в сумку.

При обнаружении недостачи, сомнительных, неплатежных банкнот Банка России, кредитная организация зачисляет на счет клиента сумму, уменьшенную на сумму недостачи, сомнительных и неплатежных банкнот Банка России. При этом кредитная организация не несет ответственность за недостачу денежной наличности в сумке и наличие в ней сомнительных или неплатежных денежных билетов, если они были выявлены при пересчете в исправной и целостной сумке;

б) доставка денежной наличности и ценностей в кассу организации. Для этого клиент предварительно должен предоставить в кредитную организацию чек на снятие с банковского счета требуемой суммы денежных средств и заявление на доставку денежных средств с указанием номиналов/достоинств и количества банкнот и монеты.

Кредитная организация своими силами доставляет денежную наличность клиенту в согласованные дни и часы. Прием доставленной инкассаторами денежной наличности производится кассиром или комиссией уполномоченных лиц, назначаемой распорядительным документом клиента. В состав комиссии включается кассир клиента.

Инкассатор предъявляет кассиру или комиссии уполномоченных лиц паспорт, а члены комиссии – распорядительный документ клиента о включении их в состав комиссии и документы, удостоверяющие их личности. После проверки сторонами достоверности предъявленных друг другу документов кассир клиента передает инкассаторскому работнику контрольную марку от денежного чека. Инкассатор сверяет соответствие номера контрольной марки с номером денежного чека, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность кассира, данным, указанным в денежном чеке. После этого сумка с денежным чеком передается кассиру клиента.

В случае выявления инкассатором несоответствия предъявленных ему документов операция по доставке денежной наличности прекращается.

Кассир в присутствии других членов комиссии и инкассатора проверяет целость сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие номера пломбира на пломбе номеру, указанному на ярлыке к сумке, а также соответствие суммы денежной наличности, указанной на ярлыке к сумке и в денежном чеке. Сумка вскрывается путем разрезания одного оборота шпагата, проверяется правильность и целость упаковки пачек банкнот, правильность оформления накладок, полные и неполные пачки банкнот принимаются по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты – полистным пересчетом. Монета принимается по надписям на ярлыках, прикрепленным к мешкам. После этого кассир сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, при их соответствии расписывается на денежном чеке с проставлением времени получения денежной наличности.

Документом, подтверждающим доставку денежной наличности клиенту, является чек с приклеенной контрольной маркой;

  • в) доставка в кассу организации монеты/банкнот (разменная наличность) в обмен на банкноты более крупного номинала. Смысл данной услуги состоит в доставке монеты Банка России в обмен на банкноты Банка России, а также банкнот Банка России одного номинала в обмен на банкноты Банка России другого (как правило, более крупного) номинала на основании предварительной письменной заявки клиента. Клиент должен сформировать сумки с банкнотами Банка России на сумму, подлежащую размену, к указанному в заявке времени. При подготовке банкнот кассир клиента должен рассортировывать их по видам и достоинствам. При этом общая сумма доставляемой наличности и наличности, забираемой у клиента в обмен на доставленную, совпадает;
  • г) перевозка денежной наличности, изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней и иных ценностей между структурными подразделениями организации. В рамках данной услуги осуществляется перевозка денег и ценностей из головного офиса клиента в его структурные подразделения, в том числе филиалы; из структурных подразделений (в том числе филиалов) в головной офис клиента; между структурными подразделениями (в том числе филиалами) клиента;
  • д) прием и зачисление денежной наличности, проинкассированной кредитной организацией либо инкассаторской службой сторонней кредитной организации. Данная услуга, в отличие от услуги инкассации, подразумевает, что сам клиент привозит сдаваемую наличность в кредитную организацию или ее ВСП, в то время как при инкассации инкассаторская служба кредитной организации сама выезжает к клиенту для приема денежных средств. Сдача клиентом денежной наличности в кассу кредитной организации осуществляется упакованной в сумки/пакеты/одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, предотвращающий их вскрытие. Кредитная организация производит пересчет поступившей наличности без непосредственного участия представителя клиента. В остальном порядок оказания услуги аналогичен порядку приема сумок инкассаторами;
  • е) прием и перечисление проинкассированной денежной наличности на счет клиента в другой кредитной организации. Данная услуга является видоизменением предыдущей услуги с учетом двух нюансов:
    • – деньги могут сдаваться не только упакованными в сумки/пакеты/одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, предотвращающий их вскрытие, но и на основании объявления на взнос наличными по форме 0402001, в которой в поле "Наименование банка-вносителя" указывается наименование кредитной организации или ВСП, в кассу которого вносятся денежные средства, а в иоле "Наименование банка-получателя" указывается наименование кредитной организации и реквизиты (номер, наименование) ВСП другой кредитной организации, в которой открыт банковский счет клиента;
    • – после приема и пересчета денежные средства перечисляются на счет клиента, открытый в другой кредитной организации, не позднее следующего рабочего дня после приема денежной наличности в течение операционного времени кредитной организации, а в случае приема денежной наличности по окончании операционного времени – не позднее второго рабочего дня;
  • ж) перевозка документов клиента одновременно с инкассацией денежной наличности. Данная услуга носит комплексный характер: помимо собственно инкассации кредитная организация осуществляет сбор с объектов (офисы, отделения и иные подразделения) документов клиента, упакованных в одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, для последующей их передачи клиенту. При этом прием инкассаторами от клиента пакетов с документами на объекте производится только при одновременном оказании клиенту услуги по инкассации денежных средств после приема сумки с ценностями. Заезды инкассаторов на объект (объекты) клиента только для приема и последующей перевозки пакетов с документами не осуществляются;
  • з) доставка ценных бумаг кредитной организации. Чаще всего к данной услуге прибегают для перевозки векселей из кредитной организации клиенту (при их покупке) и обратно (при предъявлении к платежу).

На межбанковском рынке являются распространенными следующие услуги по инкассации и перевозке:

а) доставка денежных знаков Банка России из кредитной организации в учреждение Банка России и из учреждения Банка России в кредитную организацию. Существо данной услуги состоит в приеме одной кредитной организацией (далее – инкассирующий банк) у другой кредитной организации – услугополучателя денежной наличности, ее доставке и сдаче в учреждение Банка России (операция "банк – ЦБ РФ") и по обратной доставке денежных знаков Банка России, снятых в РКЦ с корреспондентского счета кредитной организации – услугополучателя на основании денежного чека (операция "ЦБ РФ – банк").

При обратной доставке инкассаторы осуществляют прием денежной наличности в учреждении Банка России на основании денежного чека, выданного кредитной организацией – услугополучателем под роспись инкассатора на корешке денежного чека.

Доставленную из учреждения Банка России денежную наличность бригада инкассаторов сдает кассовому работнику кредитной организации – услугополучателя с оформлением приходного кассового ордера по форме 0402008;

  • б) доставка денежных знаков Банка России из одной кредитной организации в другую кредитную организацию. Данная услуга схожа с описанной в предыдущем пункте с той лишь разницей, что начальным и конечным пунктом движения наличных денежных средств является не Банк России, а кредитная организация – корреспондент кредитной организации – услугополучателя. Иными словами, инкассирующий банк осуществляет прием у кредитной организации – услугополучателя денежных знаков Банка России, их доставку и сдачу в кредитную организацию – корреспондент и (или) прием в кредитной организации – корреспонденте денежных знаков Банка России, их доставку и сдачу кредитной организации – услугополучателю;
  • в) перевозка денежной наличности, драгоценных металлов, драгоценных камней и иных ценностей инкассаторской службой одной кредитной организации между структурными подразделениями другой кредитной организации – услугополучателя. Данная операция принципиально ничем не отличается от "клиентской" операции, описанной выше (п. "г");
  • г) инкассация автоматических сейфов и банкоматов сторонних кредитных организаций. Инкассация автоматических сейфов кредитной организации – услугополучателя производится путем приема инкассаторами инкассирующего банка через автоматические сейфы сумок с денежной наличностью организаций и доставки их кредитной организации – услугополучателю. При инкассации банкоматов инкассирующий банк принимает от кредитной организации – услугополучателя опломбированные (опечатанные) кассеты, доставляет их но адресам размещения банкоматов и осуществляет их загрузку в банкоматы. Также инкассирующий банк выгружает пустые кассеты из банкоматов и доставляет их кредитной организации – услугополучателю.

Формирование (упаковка) кассет для банкоматов производят сотрудники кредитной организации – услугополуча- теля самостоятельно. Каждая кассета снабжается ярлыком и пломбируется работником, упаковавшим кассету. На ярлыке проставляется наименование кредитной организации, номер банкомата, дата упаковки, сумма наличных денег, фамилия, инициалы и подпись кассового работника кредитной организации.

Если техническое устройство кассет не позволяет производить их опломбирование, кассеты опечатываются полоской бумаги, на которой указывается сумма вложенных в нее денежных средств, проставляется печать и подпись кассира кредитной организации – услугополучателя.

Одновременно с кассетами инкассаторам инкассирующего банка передаются ключи от замков служебной части банкоматов, сервисные и терминальные карты, конверты с паролями от кодовых замков сейфов банкоматов и ПИН- кодами сервисных карт.

После операции по загрузке/выгрузке кассет, выгруженные кассеты, ключи от замков служебной части банкоматов, сервисные, терминальные карты и отчеты по факту загрузки (выгрузки) инкассатор передает кассиру кредитной организации – услугополучателя.

  • Письмо Ассоциации российских банков директору Департамента наличного денежного обращения Банка России А. В. Юрову от 19.11.2009 № А-02/5-747 "О перевозке банками материальных ценностей, не относящихся к денежным средствам, векселям и расчетным документам" // arb.ru/site/docs/docs.php?doc=823.
  • Там же.

Коммерческие банки осуществляют инкассацию и доставку своих денежных средств и ценностей, а также денежных средств и ценностей клиентов собственными силами либо на договорных условиях через специализированные службы инкассации, имеющие лицензию Банка России на проведение операций по инкассации.

Работники подразделений инкассации должны быть обеспечены специальными индивидуальными средствами защиты. Руководитель подразделения инкассации несет ответственность за организацию доставки ценностей, создание условий, обеспечивающих сохранность перевозимых ценностей и безопасность бригады инкассаторов.

Количественный состав бригады инкассаторов зависит от объема и сложности выполнения операций. Руководитель подразделения инкассации выдает под расписку старшему бригады инкассаторов доверенность на прием и доставку ценностей, печать, явочные карточки, порожние сумки.

Подкрепление денежной наличностью своих филиалов и операционных касс вне кассового узла коммерческий банк производит на основании их заявок. На денежную наличность и другие ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи в трех экземплярах, заверенные подписью заведующего кассой банка и печатью. Первый экземпляр описи отправляется получателю, второй остается в банке-отправителе, третий после выполнения задания передается подразделению инкассации. Затем денежная наличность и другие ценности упаковываются а сумки и опломбируются под контролем заведующего кассой. В приеме денег и ценностей старший бригады инкассаторов расписывается в расходном ордере и на втором экземпляре описи.

Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой получателя с проверкой правильности и целости упаковки и пломб. Если упаковка повреждена, то наличность пересчитывается в присутствии инкассаторов. О результате пересчета составляется соответствующий акт за подписью всех лиц, присутствовавших при приеме и пересчете денег и ценностей. По окончании приема денег и ценностей заведующий кассой получателя и старший бригады инкассаторов расписываются в первом и третьем экземпляре описи. Принятые деньги зачисляются в кассу получателя по приходному ордеру.

Кассы банка принимают выручку клиентов от инкассаторов в инкассаторских сумках. В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, обслуживаемых инкассаторами. Организации представляют в банк образцы оттисков пломбиров, которыми будут пломбироваться сумки. Количество пронумерованных сумок, выдаваемых клиентам, определяется объемом инкассируемой выручки. Периодичность обслуживания и время заезда устанавливаются банком по согласованию с клиентами. Кассир клиента банка к каждой сдаваемой инкассатором сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр этой ведомости вкладывается в сумку, сумка пломбируется; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; у клиента остается третий экземпляр - копия препроводительной ведомости, в которой после проверки правильности заполнения документов и целости упаковки инкассатор расписывается и ставит инкассаторский штамп.

В случаях выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы инкассаторов. В остальных случаях прием денег и ценностей от организации осуществляется при повторном заезде. Инкассация денежной наличности из филиалов, операционных касс вне кассового узла банка осуществляется на основании препроводительной ведомости в вышеизложенном порядке. По окончании заезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью и кассу банка в установленном порядке.

Прием кассиром вечерней кассы банка сумок с деньгами и ценностями от инкассаторов производится в их присутствии. Принятые сумки регистрируются в специальном журнале, сличается число выданных и полученных сумок. Затем второй экземпляр препроводительной ведомости - накладная вместе с сумкой сдается в кассу пересчета. Деньги пересчитываются и подготавливаются для сдачи в оборотную кассу. Накладная передается операционисту, препроводительная ведомость остается в кассе. Если при вскрытии сумки обнаруживаются недостачи или излишки наличных денег, то составляется акт, вызывается клиент, который подписывает акт.

На сумму доставленных инкассаторами в течение операционного дня денег и ценностей оформляется приходный ордер. Сумки с денежной наличностью и другими ценностями, доставленные в банк по окончании операционного дня, сдаются в вечернюю кассу или, при ее отсутствии, хранятся под ответственностью инкассаторов.

Банковские ценности для перевозки упаковывают в специальные инкассаторские сумки, мешки или пакеты.

Инкассаторская сумка изготавливается из прочной ткани. На ней имеется специальный металлический замок, который после вложения ценностей закрывают, к замку прикрепляют ярлык, который закрепляют металлической пломбой. На ярлыке указывают наименование и номер подразде­ления банка, который осуществил упаковку банковских цен­ностей. При вскрытии сумки шпагат разрезают так, чтобы не повредить пломбу.

Мешки используются для перевозки значительных объемов ценностей. Горловина мешка обвязывается шпагатом. К ней прикрепляют ярлык, который закрепляют металлической пломбой.

Одноразовые номерные пакеты изготавливают из непрозрачного материала. Пакеты имеют защитный клапан с клеевым слоем, который закрыт защитной предохранительной лентой. После вложения ценностей в пакет предохранительная лента и пакет заклеиваются.

При попытке вскрыть пакет на защитном клапане проявляется надпись: «Вскрыто! Стоп!» На пакете нанесен уникальный заводской номер. Опись к вложенным ценностям содержит номер пакета. Ярлык вкладывается в специальный прозрачный карман на пакете. Объем вложенных в одноразо­вый пакет не должен превышать 6 кг, больший объем будет мешать фиксации защитного клапана. Вскрытие одноразового пакета ценностей осуществляется по линии разреза; расположенной с другой стороны от защитного клапана.

Сумки с банковскими ценностями формируются и опломбируются заведующим кассой под наблюдением контролирующего работника.

На сумку оформляют описи в трех экземплярах. При подготовке нескольких сумок с ценностями одного вида допускается оформлять одну опись на все сумки. В этом случае в описи указывается: количество сумок, номера сумок, номера пломбиров. Первый и третий экземпляры описи вместе с сумкой передаются инкассатору.

Второй экземпляр описи остается в подразделении, формировавшем сумку. На втором экземпляре инкассатор ставит подпись и печать маршрута. Прием и выдача сумок с банковскими ценностями производятся только заведующим кассой.

Кассовый работник, формировавший сумку, несет ответственность за полноту вложения в нее банковских ценностей.

Работа со службой инкассации начинается при возникновении необходимости отправить через инкассаторов суммы, превышающие установленный для данного ВСП лимит или при необходимости получить подкрепление денежной наличности.



При перевозке банковских ценностей оформляют описи определенного образца на каждый вид:

1) ф. 320 - на наличные деньги;

2) ф. 236 - на ценности;

3) ф. 312 на монеты из драгоценных металлов;

4) ф. 262 - на слитки из драгоценных металлов.

Вывоз банковских ценностей из ВСП

При отправке ценностей с инкассатором заведующий кассой должен проверить:

1) служебное удостоверение и паспорт инкассатора:

2) наличие доверенности на вывоз ценностей; ее срок.

Инкассатор проверяет целостность сумки, сверяет реквизиты сумки с 1-м и 3-м экземплярами описи, расписывается на 2-м экземпляре описи и проставляет на нем печать маршрута, затем возвращает заведующему кассой. Если инкассатор обнаружил дефекты на сумке, он не принимает сумку вплоть до устранения этих дефектов.

Сумки для отправки с инкассаторами могут быть сформированы накануне дня их вывоза. Подготовленные сумки хранятся в сейфе, в хранилище ВСП.

На все отправленные ценности ВСП составляют:

1) на наличные деньги - расходные кассовые ордера;

2) на ценности - мемориальные ордера. Получение в ВСП подкреплений банковскими ценностями

По приезде инкассаторов проверяется личность инкассатора по служебному удостоверению и паспорту.

При приеме сумки заведующий кассой проверяет целостность сумки или пакета: отсутствие на шпагате следов разрыва, наличие на пломбе четкого оттиска пломбира, соответствие номера пломбира номеру, указанному в описи, соответствие суммы, указанной на ярлыке и на описи.

Заведующий кассой принимает сумму на основании 1 -го и 3-го экземпляров описи, расписывается на них вместе с инкассатором.

Третий экземпляр возвращают инкассатору, проставляя на нем печать ВСП.

Вскрытие сумки производится в отсутствие инкассатора, но под наблюдением контролирующего работника.

Банковские ценности проверяют: упаковки - по надписям на накладках с проверкой количества корешков, с проверкой целостности всех упаковок, с проверкой реквизитов, отдельные листы пересчитывают полистным пересчетом, а монеты - по кружкам.



На принятые банковские ценности оформляют:

1) на наличные деньги Банка России и иностранных государств - приходные кассовые ордера;

2) на ценности - мемориальные ордера.

Работа с сумкой возврата

Сумка возврата формируется в том случае, если ВСП не может обеспечить надежное хранение банковских ценностей (сбой сигнализации, поломка замка на двери хранилища и т.п.).

В сумку возврата формируют только ценности. Наличные деньги в этом случае вывозятся из ВСП в обычном порядке. Сумка возврата формируется заведующим кассой под наблюдением контролирующего работника. При формировании сумки возврата оформляют опись ф. 270.

Опись ф. 270 оформляется в трех экземплярах. Сумка снабжается ярлыком.

При сдаче сумки инкассатору заведующий кассой должен проверить у инкассатора:

1) паспорт, служебное удостоверение;

2) доверенность на получение ценностей;

3) маршрутный лист (ф. 239 в двух экземплярах).

Кассовый работник заполняет маршрутный лист, передает инкассатору опись ф. 270.

Инкассатор:

1) проверяет целостность сумки;

2) расписывается на двух экземплярах ф. 270, ставит печать маршрута, возвращает его заведующему кассой;

3) забирает сумку возврата, 1-й и 3-й экземпляры описи, маршрутный лист.

Если сумка возврата будет храниться под ответственностью инкассатора, то в ВСП оставляют 1-й экземпляр маршрутного листа.

На следующий день инкассатор привозит сумку возврата, которую заведующий кассой принимает в обычном порядке: осматривает на предмет повреждений, расписывается на 3-м экземпляре описи ф. 270, ставит на нем печать ВСП.

Вскрывается сумка возврата в отсутствие инкассатора. В присутствии инкассатора сумка возврата вскрывается, если только на ней обнаружены повреждения.

В ВСП с одним работником сумки с доставленными банковскими ценностями обязательно вскрываются в присутствии инкассатора.

Во всех случаях приема дефектной сумки она должна быть вскрыта в присутствии инкассатора, по результатам вскрытия сумки составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. В акте указываются: дата приема и вскрытия сумки, ее номер, основание для вскрытия сумки, какие повреждения были обнаружены, кем, в каком помещении и в чьем присутствии был произведен пересчет банковских ценностей, в какой упаковке были банковские ценности, сумма, указанная в описи, и фактическая сумма вложенной денежной наличности или ценностей. Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете ценностей. Первый экземпляр акта остается в ВСП-получателе, второй экземпляр передается в подразделение банка ВСП- отправителя, третий вручается инкассатору.