Как проводится инкассация денежных средств. Инкассация денежных средств - порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила

В соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках одной из банковских операций является инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов. Однако в самом Законе понятие "инкассация" не раскрыто. Легальное определение инкассации применительно к наличным денежным средствам содержится в п. 1.5 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях па территории Российской Федерации, утвержденном ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П, согласно которому под инкассацией наличных денег понимается их сбор у клиентов (в том числе сданных клиентами через автоматические сейфы) и доставка в кредитную организацию либо ее внутреннее структурное подразделение (далее – ВСП) с последующим зачислением (перечислением) на банковские счета, счета по вкладам (депозитам) клиентов, открытые в этой или иной кредитной организации.

В том же пункте Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П раскрывается термин "перевозка наличных денег" как транспортировка кредитной организацией принятых ею в другой кредитной организации, ВСП либо учреждении Банка России наличных денег и сдача их в кредитную организацию, ВСП, учреждение Банка России или передача клиенту, а также изъятых из программно-технических средств и подлежащих вложению в программно-технические средства наличных денег.

В связи со значительной схожестью в субъектном составе операций инкассации денег и их перевозки на практике возник вопрос о разграничении субъектов, имеющих право осуществлять инкассацию денег, и субъектов, имеющих право осуществлять перевозку денег. Как разъяснено в письме ЦБ РФ от 13.01.2009 № 29-1-2-5/44, инкассацию наличных денег могут осуществлять кредитные организации, ВСП, а также организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено. Перевозку наличных денег могут осуществлять кредитные организации, ВСП, организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено, а также организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Как видно из п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках, под инкассацией как банковской операцией понимаются соответствующие действия не только с наличными денежными средствами, но также и с векселями, платежными и расчетными документами. Следовательно, банковской операцией не является инкассация других ценностей. При этом инкассация других ценностей не указана в перечне сделок, разрешенных банкам, в ч. 3 ст. 5 Закона о банках.

Здесь усматривается как минимум две проблемы. Проблема первая заключается в том, можно ли инкассацию иных ценностей считать производственной деятельностью, заниматься которой банкам запрещено в силу ч. 6 ст. 5 Закона о банках? По мнению Ассоциации российских банков, для ответа на возникший вопрос необходимо произвести разграничение инкассации как деятельности по осуществлению перевозки ценностей, от обычной деятельности по перевозке грузов, регулируемой гл. 40 ГК. Перевозку грузов можно квалифицировать как разновидность производственной деятельности, осуществление которой запрещено банкам .

Вторая проблема связана с отмеченным выше отсутствием легального общего определения инкассации как банковской операции. По мнению Ассоциации российских банков, возможна узкая и широкая концепция инкассации.

При узком подходе под инкассацией следует понимать перевозку только тех материальных ценностей, которые перечислены в п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках. При узком подходе к определению инкассации напрашивается вывод о том, что деятельность по перевозке иных материальных ценностей клиентов запрещена для кредитных организаций.

При широком подходе под инкассацией следует понимать перевозку любых ценностей (ювелирных, фондовых, иных), которая сопряжена не только с перемещением указанных ценностей в пункт назначения (договор перевозки грузов), но и с деятельностью по их охране (договор охраны), а именно:

• – перевозка спецтранспортом (бронированный автомобиль, снабженный специальной маркировкой, проблесковым маячком и т.п.);
• – погрузка, разгрузка и сопровождение ценностей специально подготовленными, вооруженными охранниками.

Последний подход Ассоциации российских банков представляется более обоснованным. Однако для его применения необходимо определить круг тех ценностей, которые могут быть предметом банковской инкассации. Представляется возможным определить эти ценности через круг объектов банковской деятельности – деньги, ценные бумаги и драгоценные металлы.

В указанной ситуации перевозка банками денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов будет квалифицироваться как банковская операция, а договор на перевозку спецтранспортом банка иных ценных бумаг (например, акций, облигаций, коносаментов и т.п.) или драгоценных металлов – как иная сделка, не запрещенная для кредитных организаций. Перевозку других видов материальных ценностей (бетона, леса и т.п.) следует считать разновидностью производственной деятельности, которой банки не могут заниматься в силу императивной нормы ч. 6 ст. 5 Закона о банках .

Правила инкассации и перевозки наличных денег установлены разд. III Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-Π. Основные правила состоят в следующем.

Перевозка и инкассация наличных денег осуществляются инкассаторскими работниками. Перевозка наличных денег может осуществляться одним или несколькими кассовыми работниками в сопровождении лиц, обеспечивающих безопасность указанных работников и сохранность перевозимых наличных денег.

При перевозке и инкассации кредитная организация может использовать специальные устройства для упаковки наличных денег, в случае несанкционированного вскрытия которых происходит окрашивание банкнот специальной краской, обладающей устойчивостью к воздействию растворителей, химических реактивов и другими отличительными характеристиками.

Для получения наличных денег инкассаторские работники предъявляют в кредитной организации, ВСП, клиенту документы, удостоверяющие личность, и доверенности на перевозку и (или) инкассацию наличных денег.

На наличные деньги, предназначенные для перевозки, в кредитной организации или ВСП, отправляющих наличные деньги, заведующим кассой либо кассовым работником ВСП в произвольной форме составляется опись на перевозимые наличные деньги в трех экземплярах. Первый и третий экземпляры описи передаются инкассаторским работникам. Второй экземпляр описи с подписью инкассаторского либо кассового работника в получении наличных денег остается в кредитной организации или ВСП, отправивших наличные деньги.

Выдача инкассаторским либо кассовому работникам наличных денег для перевозки осуществляется по расходным кассовым ордерам по форме 0402009, прием доставленных указанными работниками наличных денег – по приходным кассовым ордерам по форме 0402008.

Инкассаторские или кассовый работники принимают пачки банкнот для их перевозки по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, мешки с монетой – по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой. Отдельные корешки, банкноты и монеты Банка России принимаются полистным, поштучным пересчетом.

Принятые наличные деньги упаковываются в сумку под контролем заведующего кассой, кассового работника ВСП.

Наличные деньги, предназначенные для перевозки, могут выдаваться инкассаторским или кассовому работникам упакованными в сумки, опломбированные заведующим кассой либо кассовым работником ВСП.

В кредитной организации или ВСП, получающих наличные деньги, прием наличных денег, сумок с наличными деньгами осуществляется заведующим кассой либо кассовым работником ВСП в аналогичном порядке.

По окончании приема от инкассаторских работников сумок с наличными деньгами заведующий кассой или кассовый работник ВСП и один из инкассаторских работников подписывают первый и третий экземпляры описи на перевозимые наличные деньги. При приеме сумок с наличными деньгами от кассового работника указанный работник и заведующий кассой либо кассовый работник ВСП проставляют подписи на первом экземпляре описи на перевозимые наличные деньги. Первый экземпляр описи направляется в кассовые документы кредитной организации или ВСП, получивших наличные деньги, третий экземпляр описи передается инкассаторским работникам.

Наличные деньги, перевозимые из кредитной организации или ВСП, могут сдаваться ими в кредитную организацию либо ВСП через автоматический сейф, для чего они упаковываются в сумку. На сумке проставляются данные, позволяющие идентифицировать принадлежность сумки кредитной организации или ВСП.

Для инкассации наличных денег на каждую организацию в кредитной организации ежемесячно оформляются явочные карточки по форме 0402303. Руководитель инкассации составляет маршруты инкассации наличных денег и графики (время и периодичность) заездов инкассаторских работников в организации.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке по форме 0402300 и квитанцию к сумке по форме 0402300.

При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке и квитанции. Также инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки и возвращает квитанцию к сумке кассовому работнику организации.

По окончании маршрута инкассации инкассаторские работники сдают сумки с наличными деньгами в кредитную организацию или ВСП. Прием сумок с наличными деньгами от инкассаторских работников осуществляется в порядке, предусмотренном в п. 4.3–4.7 Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 №318-П.

Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в аналогичном порядке.

На практике банки, руководствуясь вышеизложенными правилами, оказывают клиентам следующие услуги:

а) инкассация денежной наличности, в том числе с использованием автоматических сейфов. При инкассации с использованием автоматических сейфов клиент упаковывает инкассируемую наличность в специальные сумки таким образом, чтобы предотвратить вскрытие сумки, и самостоятельно помещает их в автоматический сейф, расположенный в ВСП кредитной организации. Уполномоченные работники кредитной организации производят пересчет поступившей наличности без непосредственного участия представителя клиента с зачислением полученной суммы на банковский счет клиента не позднее следующего рабочего дня после вложения клиентом сумки в автоматический сейф.

На каждую сумку клиент выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый и второй экземпляр препроводительной ведомости вкладываются в сумку, третий экземпляр остается у клиента.

При вложении сумки в автоматический сейф клиент идентифицирует себя путем считывания штрих-кода, нанесенного на сумку, и ввода ПИН-кода или с помощью магнитной карты. После вложения сумки клиент получает распечатку с принтера автоматического сейфа, подтверждающую факт вложения сумки.

На обнаруженные при пересчете излишки/недостачи денежной наличности, а также неплатежные и сомнительные денежные знаки уполномоченными работниками кредитной организации составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке. По требованию клиента акт и вскрытая сумка предъявляются ему на обозрение.

В случае выявления излишка/недостачи денежная наличность подвергается повторному пересчету в полном объеме, вложенном в сумку.

При обнаружении недостачи, сомнительных, неплатежных банкнот Банка России, кредитная организация зачисляет на счет клиента сумму, уменьшенную на сумму недостачи, сомнительных и неплатежных банкнот Банка России. При этом кредитная организация не несет ответственность за недостачу денежной наличности в сумке и наличие в ней сомнительных или неплатежных денежных билетов, если они были выявлены при пересчете в исправной и целостной сумке;

б) доставка денежной наличности и ценностей в кассу организации. Для этого клиент предварительно должен предоставить в кредитную организацию чек на снятие с банковского счета требуемой суммы денежных средств и заявление на доставку денежных средств с указанием номиналов/достоинств и количества банкнот и монеты.

Кредитная организация своими силами доставляет денежную наличность клиенту в согласованные дни и часы. Прием доставленной инкассаторами денежной наличности производится кассиром или комиссией уполномоченных лиц, назначаемой распорядительным документом клиента. В состав комиссии включается кассир клиента.

Инкассатор предъявляет кассиру или комиссии уполномоченных лиц паспорт, а члены комиссии – распорядительный документ клиента о включении их в состав комиссии и документы, удостоверяющие их личности. После проверки сторонами достоверности предъявленных друг другу документов кассир клиента передает инкассаторскому работнику контрольную марку от денежного чека. Инкассатор сверяет соответствие номера контрольной марки с номером денежного чека, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность кассира, данным, указанным в денежном чеке. После этого сумка с денежным чеком передается кассиру клиента.

В случае выявления инкассатором несоответствия предъявленных ему документов операция по доставке денежной наличности прекращается.

Кассир в присутствии других членов комиссии и инкассатора проверяет целость сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие номера пломбира на пломбе номеру, указанному на ярлыке к сумке, а также соответствие суммы денежной наличности, указанной на ярлыке к сумке и в денежном чеке. Сумка вскрывается путем разрезания одного оборота шпагата, проверяется правильность и целость упаковки пачек банкнот, правильность оформления накладок, полные и неполные пачки банкнот принимаются по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты – полистным пересчетом. Монета принимается по надписям на ярлыках, прикрепленным к мешкам. После этого кассир сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, при их соответствии расписывается на денежном чеке с проставлением времени получения денежной наличности.

Документом, подтверждающим доставку денежной наличности клиенту, является чек с приклеенной контрольной маркой;

• в) доставка в кассу организации монеты/банкнот (разменная наличность) в обмен на банкноты более крупного номинала. Смысл данной услуги состоит в доставке монеты Банка России в обмен на банкноты Банка России, а также банкнот Банка России одного номинала в обмен на банкноты Банка России другого (как правило, более крупного) номинала на основании предварительной письменной заявки клиента. Клиент должен сформировать сумки с банкнотами Банка России на сумму, подлежащую размену, к указанному в заявке времени. При подготовке банкнот кассир клиента должен рассортировывать их по видам и достоинствам. При этом общая сумма доставляемой наличности и наличности, забираемой у клиента в обмен на доставленную, совпадает;
• г) перевозка денежной наличности, изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней и иных ценностей между структурными подразделениями организации. В рамках данной услуги осуществляется перевозка денег и ценностей из головного офиса клиента в его структурные подразделения, в том числе филиалы; из структурных подразделений (в том числе филиалов) в головной офис клиента; между структурными подразделениями (в том числе филиалами) клиента;
• д) прием и зачисление денежной наличности, проинкассированной кредитной организацией либо инкассаторской службой сторонней кредитной организации. Данная услуга, в отличие от услуги инкассации, подразумевает, что сам клиент привозит сдаваемую наличность в кредитную организацию или ее ВСП, в то время как при инкассации инкассаторская служба кредитной организации сама выезжает к клиенту для приема денежных средств. Сдача клиентом денежной наличности в кассу кредитной организации осуществляется упакованной в сумки/пакеты/одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, предотвращающий их вскрытие. Кредитная организация производит пересчет поступившей наличности без непосредственного участия представителя клиента. В остальном порядок оказания услуги аналогичен порядку приема сумок инкассаторами;
• е) прием и перечисление проинкассированной денежной наличности на счет клиента в другой кредитной организации. Данная услуга является видоизменением предыдущей услуги с учетом двух нюансов:
  • – деньги могут сдаваться не только упакованными в сумки/пакеты/одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, предотвращающий их вскрытие, но и на основании объявления на взнос наличными по форме 0402001, в которой в поле "Наименование банка-вносителя" указывается наименование кредитной организации или ВСП, в кассу которого вносятся денежные средства, а в иоле "Наименование банка-получателя" указывается наименование кредитной организации и реквизиты (номер, наименование) ВСП другой кредитной организации, в которой открыт банковский счет клиента;
  • – после приема и пересчета денежные средства перечисляются на счет клиента, открытый в другой кредитной организации, не позднее следующего рабочего дня после приема денежной наличности в течение операционного времени кредитной организации, а в случае приема денежной наличности по окончании операционного времени – не позднее второго рабочего дня;
• ж) перевозка документов клиента одновременно с инкассацией денежной наличности. Данная услуга носит комплексный характер: помимо собственно инкассации кредитная организация осуществляет сбор с объектов (офисы, отделения и иные подразделения) документов клиента, упакованных в одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, для последующей их передачи клиенту. При этом прием инкассаторами от клиента пакетов с документами на объекте производится только при одновременном оказании клиенту услуги по инкассации денежных средств после приема сумки с ценностями. Заезды инкассаторов на объект (объекты) клиента только для приема и последующей перевозки пакетов с документами не осуществляются;
• з) доставка ценных бумаг кредитной организации. Чаще всего к данной услуге прибегают для перевозки векселей из кредитной организации клиенту (при их покупке) и обратно (при предъявлении к платежу).

На межбанковском рынке являются распространенными следующие услуги по инкассации и перевозке:

а) доставка денежных знаков Банка России из кредитной организации в учреждение Банка России и из учреждения Банка России в кредитную организацию. Существо данной услуги состоит в приеме одной кредитной организацией (далее – инкассирующий банк) у другой кредитной организации – услугополучателя денежной наличности, ее доставке и сдаче в учреждение Банка России (операция "банк – ЦБ РФ") и по обратной доставке денежных знаков Банка России, снятых в РКЦ с корреспондентского счета кредитной организации – услугополучателя на основании денежного чека (операция "ЦБ РФ – банк").

При обратной доставке инкассаторы осуществляют прием денежной наличности в учреждении Банка России на основании денежного чека, выданного кредитной организацией – услугополучателем под роспись инкассатора на корешке денежного чека.

Доставленную из учреждения Банка России денежную наличность бригада инкассаторов сдает кассовому работнику кредитной организации – услугополучателя с оформлением приходного кассового ордера по форме 0402008;

• б) доставка денежных знаков Банка России из одной кредитной организации в другую кредитную организацию. Данная услуга схожа с описанной в предыдущем пункте с той лишь разницей, что начальным и конечным пунктом движения наличных денежных средств является не Банк России, а кредитная организация – корреспондент кредитной организации – услугополучателя. Иными словами, инкассирующий банк осуществляет прием у кредитной организации – услугополучателя денежных знаков Банка России, их доставку и сдачу в кредитную организацию – корреспондент и (или) прием в кредитной организации – корреспонденте денежных знаков Банка России, их доставку и сдачу кредитной организации – услугополучателю;
• в) перевозка денежной наличности, драгоценных металлов, драгоценных камней и иных ценностей инкассаторской службой одной кредитной организации между структурными подразделениями другой кредитной организации – услугополучателя. Данная операция принципиально ничем не отличается от "клиентской" операции, описанной выше (п. "г");
• г) инкассация автоматических сейфов и банкоматов сторонних кредитных организаций. Инкассация автоматических сейфов кредитной организации – услугополучателя производится путем приема инкассаторами инкассирующего банка через автоматические сейфы сумок с денежной наличностью организаций и доставки их кредитной организации – услугополучателю. При инкассации банкоматов инкассирующий банк принимает от кредитной организации – услугополучателя опломбированные (опечатанные) кассеты, доставляет их но адресам размещения банкоматов и осуществляет их загрузку в банкоматы. Также инкассирующий банк выгружает пустые кассеты из банкоматов и доставляет их кредитной организации – услугополучателю.

Формирование (упаковка) кассет для банкоматов производят сотрудники кредитной организации – услугополуча- теля самостоятельно. Каждая кассета снабжается ярлыком и пломбируется работником, упаковавшим кассету. На ярлыке проставляется наименование кредитной организации, номер банкомата, дата упаковки, сумма наличных денег, фамилия, инициалы и подпись кассового работника кредитной организации.

Если техническое устройство кассет не позволяет производить их опломбирование, кассеты опечатываются полоской бумаги, на которой указывается сумма вложенных в нее денежных средств, проставляется печать и подпись кассира кредитной организации – услугополучателя.

Одновременно с кассетами инкассаторам инкассирующего банка передаются ключи от замков служебной части банкоматов, сервисные и терминальные карты, конверты с паролями от кодовых замков сейфов банкоматов и ПИН- кодами сервисных карт.

После операции по загрузке/выгрузке кассет, выгруженные кассеты, ключи от замков служебной части банкоматов, сервисные, терминальные карты и отчеты по факту загрузки (выгрузки) инкассатор передает кассиру кредитной организации – услугополучателя.

• Письмо Ассоциации российских банков директору Департамента наличного денежного обращения Банка России А. В. Юрову от 19.11.2009 № А-02/5-747 "О перевозке банками материальных ценностей, не относящихся к денежным средствам, векселям и расчетным документам" // arb.ru/site/docs/docs.php?doc=823.
• Там же.

Директор магазина/Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан обеспечить осуществление инкассации денежных средств в подотчетном магазине, предусмотренной соответствующим договором на инкассацию. Договор на инкассацию должен быть заключен не позднее даты открытия магазина, при условии, что помещение прошло проверку на соответствие требованиям безопасности со стороны инкассирующей организации не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты открытия. В противном случае дата начала инкассации может сдвигаться на соответствующее число дней просрочки.

Инкассацию имеет право сдавать только Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/Старший кассир/Кассир, заключившие договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Сотрудник, сдающий инкассацию обязан проверить полномочия лиц, принимающих инкассацию, на предмет принадлежности к уполномоченным инкассаторам банка, с которым заключен договор на инкассацию.

Директор магазина обязан выборочно присутствовать при сдаче инкассации не менее 3-х раз в неделю и произвести сверку наличных денежных средств с данными кассового отчета.

Если инкассация сдается с использованием обычных инкассационных сумок (не секъюрпаков), Директор магазина предоставляет в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации.

Один экземпляр заверенного образца пломбы передается в магазин для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение банка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

На каждый магазин для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

Количество сумок, выдаваемых магазину Инкассатором-сборщиком, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания банком по согласованию с ответственным сотрудником Финансового отдела и Директором магазина

Старший кассир/Кассир магазина к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает три препроводительных документа: ведомость к сумке, накладную к сумке и квитанцию.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - квитанция к сумке с печатью и подписью инкассатора - остается в магазине и подшивается к соответствующему расходному кассовому ордеру.

Сумка с денежной наличностью пломбируется Старшим кассиром/Кассиром магазина таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет Старшему кассиру/Кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Старший кассир/Кассир предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы (цифрами и прописью), указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и квитанции к сумке. Также он проверяет соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на квитанции к сумке, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью Старшего кассира/Кассира.

Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием денежной наличности прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.

В остальных случаях прием ценностей в магазине осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. При этом компания оплачивает штраф за повторный заезд. Сумма штрафа может быть взыскана с материально-ответственного лица магазина.

В случае отказа от сдачи денежной наличности /Старший кассир/Кассир делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.

В общем порядке все магазины инкассируются ежедневно, однако для некоторых магазинов в ежемесячном приказе на кассовый лимит установлена минимальная сумма сдачи инкассации. Если на конец дня к моменту предполагаемой сдачи инкассации данная минимальная сумма не может быть достигнута, магазин обязан сделать заблаговременный отказ от инкассации. Для этой цели во избежание наложения штрафов на компанию сотрудник магазина за 3 часа до сдачи инкассации должен позвонить дежурному инкассатору и сообщить об отказе. В этом случае никакой записи в явочной карточке не делается.

Сразу же после сдачи денежной наличности инкассаторам /Старший кассир/Кассир должен сформировать и учесть в системе «1С» расходный кассовый ордер на сумму инкассации денежной наличности.

Сотрудник подразделения казначейства сверяет суммы РКО с типом операции «Инкассация» и суммы перечисленные на расчетный счет компании подразделением банка. В случае выявления между ними расхождений информирует Директора магазина по эл.почте с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Старшему Аудитору розничной сети о необходимости создания корректирующих кассовых ордеров в системе 1С магазина.

В случае выявления излишка/недостачи сотрудниками кассового подразделения банка, Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного/Приходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга - корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями кассира.

Магазины Москвы могут забирать подтверждающие документы банка о выявленном расхождении в соответствующей ячейке в Московском офисе. Для магазинов Санкт-Петербурга ответственный сотрудник подразделения казначейства осуществляет рассылку подтверждающих документов по электронной почте на адрес магазина. Магазины других городов подтверждающие документы могут забирать самостоятельно в подразделениях Банков.

Директора региональных магазинов за исключением Москвы и Санкт-Петербурга организуют и контролирует ежедневное осуществление звонков по телефону в инкассирующий банк и с целью выяснения наличия/отсутствия расхождений при получении инкассируемых сумм денег банком. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью осуществляет телефонный звонок в банк при осуществлении регулярной проверки магазина.

В случае выявления расхождений в инкассации, Директор магазина обязан обеспечить формирование корректирующих кассовых ордеров в день получения информации о расхождениях.

К материальной ответственности за выявленную недостачу (в том числе при выявлении поддельных купюр) в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессе сдачи инкассации и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости. В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан проинформировать Старшего Аудитора розничной сети в день обнаружения расхождений по инкассации с целью принятия дальнейшего решения.

При получении информации о факте выявления поддельных банкнот, директор магазина должен

обеспечить подачу заявления в правоохранительные органы по факту выявления подделок,

вести контроль статуса уголовного дела,

в случае списания суммы поддельных средств за счет компании, после окончания дела, выслать по электронной почте ответственным сотрудникам бухгалтерии и аудита фотографию судебного постановления \ постановления о закрытии уголовного дела (зависит от исхода разбирательства).

Списание суммы поддельных банкнот за счет компании возможно только в случае наличия в магазине работающих детекторов валют, отличных от моделей DORS 1200 и DoCash DVM BIG, а также детекторов других моделей, обладающих аналогичными техническими возможностями.

Списание не производится, если в магазине на момент принятия фальшивых денежных средств, отсутствовали исправные детекторы.

В случае принятия решения о списании суммы поддельных купюр за счет средств компании, в магазине в кратчайшие сроки (но не более 30 дней) в обязательном порядке должна быть установлена одна из моделей детекторов, определенных в пункте 13.1 я.

В случае наличия оснований на списание суммы поддельных купюр за счет средств компании, Директор магазина в течение трех дней после получения информации о выявлении поддельных купюр, посредством электронной почты обеспечивает предоставление ответственным сотрудникам бухгалтерии и аудита:

фотографии акта из банка, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание о высокой степени подделки выявленных купюр, а также о том, что подделка такого качества не может быть выявлена на оборудовании магазина (наименования оборудования);

талона-уведомления о заведении уголовного дела \ иного документа, подтверждающего факт заведения уголовного дела по факту выявления подделок;

фотографии служебной записки о необходимости списания средств от территориального менеджера по управлению розничной сетью.

Аудитор розничной сети перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с сотрудниками бухгалтерии, решение о списании суммы.

Порядок доставки денежной наличности организациям - клиентам банка в Порядок вывоза излишков денежной наличности и других банковских ценностей
В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, предприятий, учреждений, обслуживаемых данным подразделением. Организации представляют в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.
На каждую организацию для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.
От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке. В кредитной организации ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках.
Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.
Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты И графики заездов инкассаторов в организации и заполняет справку о ныданных инкассаторам сумках и явочных карточках и передает ее it кассовое подразделение кредитной организации. Время заезда и периодичность обслуживания устанавливаются кредитной организацией по согласованию с клиентом.
Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах:
первый экземпляр - вкладывается в сумку; \
второй экземпляр (накладная к сумке) - передается инкассатору при получении им сумки;
третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) - остается у клиента.
Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.
Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации:
документ, удостоверяющий личность;
доверенность на получение ценностей;
явочную карточку;
порожнюю сумку.
Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведо-мости.
Инкассатор-сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии пре-проводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации.
Производить записи в явочной карточке инкассатору не разре-шается.
В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.
В остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке.
В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир органи-зации делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.
инкассация денежной наличности и других ценностей из филиалов, внутренних структурных подразделений кредитной организации осуществляется по описи.
Опись составляется заведующим кассой филиала (кассовым работником внутреннего структурного подразделения). Второй экземпляр описи остается в филиале, внутреннем структурном подразделении, первый и третий экземпляры описи передаются подразделению инкассации.
Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня денежная наличность и другие ценности сдаются заведующему кассой. На сумму доставленных денежных средств или ценностей оформляется приходный ордер.
Операции по доставке и инкассации денег и других ценностей производятся бригадами инкассаторов в количестве в зависимости от объема работы и сложности выполнения указанных операций. Перед выездом на маршрут старший бригады инкассаторов получает порожние сумки, инкассатор-сборщик - доверенность на получение ценностей, печать и явочные карточки. Для доставки ценностей старший бригады получает доверенность на прием и доставку ценностей или доверенность на получение ценностей и явочную карточку.
Подкрепление кредитными организациями денежной наличностью и другими ценностями филиалов, а также одним филиа- мом кредитной организации другого филиала этой кредитной организации производится на основании письма за подписями руководителя филиала, главного бухгалтера и заведующего кассой, II торенными печатью филиала. Внутреннее структурное подразделение кредитной организации подкрепляется на основании заявки кассового работника этого внутреннего структурного подразделения.
Прием денежных средств и ценностей инкассаторами, кассовым работником внутреннего структурного подразделения осуществляется по пачкам с проверкой правильности и целости упаковки, наличия на верхних накладках необходимых реквизитов, целости пломб и четкости оттисков пломбиров или клише; по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломбы.
Обнаруженные в момент приема пачки и мешки с монетой, имеющие дефекты упаковки, приему не подлежат.
На денежную наличность и ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи, подписанные заведующим кассой и скрепленные печатью кредитной организации. В описях указываются:
на денежную наличность - номер сумки, достоинство банкнот (монеты), сумма по каждому достоинству и общая сумма денег;
на ценности - номер сумки, вид, наименование ценностей, их номинальная или условная оценка, общая сумма вложения.
Описи составляются в трех экземплярах:
первый экземпляр описи отправляется в кредитную организацию - получатель (внутреннее структурное подразделение);
второй экземпляр остается в кредитной организации-отправителе;
третий экземпляр после выполнения задания инкассаторами передается подразделению инкассации.
После проверки инкассаторы под контролем заведующего кассой кредитной организации - отправителя упаковывают денежную наличность и другие ценности в сумки, которые опломбировываются заведующим кассой. На ярлыке к сумке проставляются:
сумма вложения;
дата;
подпись;
именной штамп заведующего кассой кредитной организации- отправителя.
Денежная наличность и ценности вкладываются в отдельные сумки.
Инкассаторы принимают сумки по надписям на ярлыках; проверяют их целость, наличие целых и четких оттисков пломб.
Прием денежных средств и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой кредитной организации - получателя, по надписям на верхних накладках пачек с проверкой количества корешков в них, целости упаковки и пломб (оттисков клише) и наличия необходимых реквизитов, по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломб.
Пачки и мешки с монетой, доставленные инкассаторами в поврежденной упаковке, принимаются полистным пересчетом и пересчетом по кружкам в присутствии инкассаторов. О результатах пересчета составляется акт в трех экземплярах.
Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете денежных средств и ценностей. В акте указываются: дата приема, кем и в чьем присутствии был произведен пересчет, какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были денежные средства или ценности, сумма по данным описи и фактическая сумма вложенных денежных средств или ценностей.
Первый экземпляр акта помещается в кассовые документы кредитной организации-получателя (внутреннего структурного подразделения), второй - передается кредитной организации - отправителю, третий - подразделению инкассации.
Прием денежной наличности и ценностей, выданных в кредитной организации-отправителе инкассаторам упакованными в сумки, осуществляется заведующим кассой кредитной организа- ции-получателя по надписям на ярлыках к сумкам с проверкой целости сумок, наличия целых и четких оттисков пломб, соответ- стиия номера сумки номеру, указанному в описи.
Заведующий кассой кредитной организации-получателя и старший бригады инкассаторов расписываются в приеме сумок с денежной наличностью (ценностями), наличных денежных средств и ценностей на первом и третьем экземплярах описи. Первый эк- н"мпляр описи направляется в кассовые документы кредитной организации-получателя, внутреннего структурного подразделения, третий экземпляр описи передается подразделению инкассации.
Для зачисления принятых денежных средств в кассу в кредитной организации-получателе выписывается приходный ордер.
Прием денежной наличности от организаций, сумок с денежной наличностью и другими ценностями от организаций и инкассаторов после окончания операционного дня кредитной органи- Іации производится вечерними кассами.
Кассовому работнику вечерней кассы выдается печать с надписью «Вечерняя касса», оттиск которой проставляется на принятых им приходных кассовых документах.
Сумки, используемые кредитными организациями и органи- ищиями для инкассации и доставки наличной иностранной валюты, имеют надпись «Валюта».
Контрольные вопросы
Как осуществляется сдача инкассаторам денежной наличности?
Какие документы должен предъявить инкассатор при получении им инкассаторской сумки?
Какие документы предъявляет перед получением ценностей инкас- " пор-сборщик кассиру организации?
Что должен проверить инкассатор при получении инкассаторской сумки?
Каков порядок доставки ценностей в организацию?
Каковы действия при обнаружении в момент приема банковских ценностей дефектов упаковки?
Каков порядок отправки банковских ценностей через инкассаторов?
К. Как осуществляется прием банковских ценностей кредитными орга-
шпнциями после окончания операционного дня?
"). Какие данные предоставляются при опломбировании сумки с денежной наличностью?

Операции по доставке и инкассации денег и других ценностей производятся бригадами инкассаторов. Количественный состав бригады инкассаторов определяется в зависимости от объема работы и сложности выполнения указанных операций. Один из членов бригады назначается старшим бригады. При инкассации ценностей другой инкассатор назначается инкассатором-сборщиком. Если операции по инкассации производятся двумя работниками, обязанности старшего бригады выполняются водителем-инкассатором. Перед выездом на маршрут старший бригады инкассаторов получает порожние сумки, инкассатор-сборщик - доверенность на получение ценностей, печать и явочные карточки. Для доставки ценностей старший бригады получает доверенность на прием и доставку ценностей или доверенность на получение ценностей и явочную карточку. Выдача и прием доверенностей, явочных карточек, печатей, сумок производятся руководителем подразделения инкассации (дежурным инкассатором) под роспись в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей. При доставке и инкассации наличных денег и других ценностей из филиалов, внутренних структурных подразделений кредитной организации явочные карточки не оформляются.

Подкрепление Ижкомбанком денежной наличностью и другими ценностями филиалов, а также одним филиалом кредитной организации другого филиала этой кредитной организации производится на основании письма за подписями руководителя филиала, главного бухгалтера и заведующего кассой, заверенными печатью филиала. В кредитной организации - отправителе на необходимую сумму подкрепления выписывается расходный ордер. Выдача денежной наличности и других ценностей инкассаторам, кассовому работнику внутреннего структурного подразделения производится заведующим кассой или специально выделенным кассовым работником.

При получении денег и ценностей инкассаторы предъявляют документы, удостоверяющие личность, и доверенность. Прием денег и ценностей инкассаторами, кассовым работником внутреннего структурного подразделения осуществляется по пачкам с проверкой правильности и целости упаковки, наличия на верхних накладках необходимых реквизитов, целости пломб и четкости оттисков пломбиров или клише; по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломбы. На денежную наличность и ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи, которые подписываются заведующим кассой кредитной организации, и его подпись скрепляется печатью.

Описи составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр описи отправляется в кредитную организацию - получатель, внутреннее структурное подразделение, второй экземпляр остается в кредитной организации - отправителе, третий экземпляр после выполнения задания инкассаторами передается подразделению инкассации.

Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой кредитной организации - получателя, кассовым работником внутреннего структурного подразделения по надписям на верхних накладках пачек с проверкой количества корешков в них, целости упаковки и пломб (оттисков клише) и наличия необходимых реквизитов, по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломб.

Прием денежной наличности и ценностей, выданных в кредитной организации - отправителе инкассаторам упакованными в сумки, осуществляется заведующим кассой кредитной организации - получателя, кассовым работником внутреннего структурного подразделения по надписям на ярлыках к сумкам с проверкой целости сумок, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия номера сумки номеру, указанному в описи. При предъявлении инкассаторами сумки, имеющей повреждения, заведующий кассой, кассовый работник внутреннего структурного подразделения принимают денежную наличность и ценности полистным (поштучным) пересчетом. Для зачисления принятых денег в кассу в банке-получателе, внутреннем структурном подразделении выписывается приходный ордер.

При обслуживании организаций в подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, предприятий, учреждений, обслуживаемых подразделением инкассации. Организации представляют в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации.

Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение Ижкомбанка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. На каждую организацию для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке. Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания устанавливаются кредитной организацией по согласованию с клиентом.

Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - копия препроводительной ведомости - остается у клиента.

Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня денежная наличность и другие ценности сдаются заведующему кассой. На сумму доставленных денег или ценностей оформляется приходный ордер.

Сумки с проинкассированной денежной наличностью (ценностями), кассеты с денежной наличностью, изъятые из банкоматов, электронных кассиров, автоматических сейфов, а также сумки и кассеты с денежной наличностью, предназначенные для подкрепления филиалов и внутренних структурных подразделений кредитной организации, загрузки банкоматов, электронных кассиров могут храниться в подразделении инкассации.

Сумки с денежной наличностью и другими ценностями вкладываются инкассаторами в сейф вместе с сопроводительными документами, печатью и доверенностью. Сейф закрывается старшим бригады инкассаторов и инкассатором-сборщиком на ключи и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или распорядительным документом кредитной организации (подразделения инкассации), под роспись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей. Указанный журнал хранится у старшего бригады инкассаторов.

Сумки с ценностями, доставленные разными бригадами инкассаторов, хранятся в отдельных сейфах.

Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.

Что такое инкассация

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.

Цели и задачи

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:

• перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
• доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
• транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
• пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
• организовывать перевозку документации и ценных вещей.

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

1. напрямую в кассы банка;
2. посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
3. через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
4. при помощи федеральной почтовой связи;
5. напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой

Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

• Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
• В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
• Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

• транспортировка денег до банковского отделения;
• перевозка наличных средств на предприятие;
• доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
• сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

• для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
• для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

• пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
• составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
• вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка явочных карточек в банке

Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:

• номера сумок, закрепленных за клиентом;
• название и адрес организации;
• график работы;
• время заезда.

Получение службой инкассации сумок и необходимых документов

Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:

• доверенность по установленной форме;
• штамп;
• ключи;
• явочную карточку 0402303.

Обязанности кассира при сдаче наличных

Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:

• препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
• реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
• накладная к сумке 0402300;
• квитанция к сумке 0402300.

Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:

• проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
• заполняет явочную карточку;
• предъявляет образец пломбы;
• передает сумку с наличностью и необходимые документы.

Порядок действий инкассатора

При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:

• предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
• проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
• сверяет соответствие сумм во всех документах;
• расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.

Ошибки при заполнении явочной карточки

При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.

Нарушение процедуры

Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:

• физические повреждения пломб или сумки;
• ошибки в сопроводительной ведомости.

Дефекты пломбы или сумок

Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.

Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром

Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.

Оприходование денежных средств в банке

После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.

Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета

Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:

Сколько стоит инкассация денег

Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:

• сумма перевозимой наличности;
• протяженность следования;
• частота заездов к клиенту;
• время суток.

При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:

Видео